Cách lập hồ sơ công việc

     
*

Giới thiệu sở
THÔNG TIN CHUNG
Thi đua - Khen thưởng.

Bạn đang xem: Cách lập hồ sơ công việc


VĂN BẢN MỚI
*
*
*

Trang chủVăn thư - lưu trữ
Share
twitter
*
Bản in
*
Gởi nội dung bài viết
Hướng dẫn Lập hồ sơ và nộp giữ hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan liêu của Sở Nội vụ
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 mon 11 năm 2011; Thông tứ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 mon 11 năm 2012 của bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ nước sơ với nộp giữ hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan.
Để công tác làm việc lập hồ nước sơ các bước tại các cơ quan, tổ chức triển khai ở tỉnh với UBND các huyện, thành phố sớm lấn sân vào nề nếp nhằm cải thiện hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho bài toán lưu trữ, tra cứu giúp thông tin, tư liệu được thuận lợi, dễ dàng dàng, nhanh chóng, từng bước một phát huy quý hiếm của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Sở Nội vụ phát hành hướng dẫn rõ ràng lập hồ nước sơ cùng nộp lưu giữ hồ sơ, tư liệu vào tàng trữ cơ quan lại như sau:

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

1. Giải thích từ ngữ

Trong giải đáp này, các từ ngữ sau đây được đọc như sau:

- “Hồ sơ” là 1 trong những tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, có mặt trong quy trình theo dõi, giải quyết quá trình thuộc phạm vi chức năng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- “Hồ sơ công việc” là một trong những tập văn bản, tư liệu có tương quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng rõ ràng được có mặt trong quá trình theo dõi, giải quyết các bước thuộc phạm vi chức năng, trọng trách của cơ quan kể từ lúc sự việc bắt đầu đến lúc kết thúc.

- “Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn phiên bản quy bất hợp pháp luật, văn phiên bản hướng dẫn về rất nhiều mặt công tác làm việc nghiệp vụ nhất định sử dụng làm địa thế căn cứ pháp lý, tra cứu vãn khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- “Lập hồ nước sơ” là việc tập hòa hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hiện ra trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành làm hồ sơ theo những lý lẽ và phương thức nhất định.

- “Đơn vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng làm quản lý, tra tra cứu tài liệu. Độ dày của mỗi solo vị bảo quản không vượt 3cm. Trường hợp một hồ sơ bao gồm ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Giả dụ một hồ sơ có rất nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong làm hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.

- “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống các làm hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình buổi giao lưu của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo cam kết hiệu, đơn vị (hoặc người) lập với thời hạn bảo vệ của mỗi hồ sơ.

- “Văn thư cơ quan” là tổ chức triển khai hoặc phần tử thực hiện các nhiệm vụ công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai theo lý lẽ của pháp luật.

- “Văn thư solo vị” là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được tín đồ đứng đầu đơn vị chức năng giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác làm việc văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển nhượng bàn giao văn bản, cai quản hồ sơ, tài liệu của 1-1 vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

- “Lưu trữ cơ quan” là thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu tàng trữ của cơ quan, tổ chức.

Xem thêm: Cách Làm Bánh Flan Trà Xanh Ngon Chuẩn Vị Thanh Mát Mùa Hè, Bánh Flan Trà Xanh

- “Lưu trữ lịch sử” là phòng ban thực hiện chuyển động lưu trữ so với tài liệu lưu lại trữ có mức giá trị bảo quản vĩnh viễn được mừng đón từ lưu trữ cơ quan cùng từ những nguồn khác.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nộp lưu giữ vào lưu trữ cơ quan bao gồm:hồ sơ, tài liệu thống trị hành chính, khoa học công nghệ, tài liệu trình độ trên nền giấy, các tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, tài liệu điện tử được sinh ra trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị và địa phương đã ngừng ở tiến độ văn thư, được lập hồ nước sơ với tập trung bảo quản tại tàng trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

II. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Lập danh mục hồ sơ

a) công dụng của danh mục hồ sơ

- cai quản các hoạt động vui chơi của cơ quan, tổ chức triển khai và cá nhân thông qua khối hệ thống hồ sơ.

- hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức triển khai chủ hễ trong việc tổ chức triển khai lập hồ sơ và thống trị hồ sơ, tài liệu trong tiến độ văn thư được ngặt nghèo và khoa học.

- Là địa thế căn cứ để kiểm tra, đôn đốc bài toán lập làm hồ sơ tại những đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và sẵn sàng nộp giữ hồ sơ, tư liệu vào tàng trữ cơ quan.

- Là căn cứ để gạn lọc tài liệu có mức giá trị để tàng trữ và giao hàng sử dụng.

b) địa thế căn cứ lập hạng mục hồ sơ

những căn cứ đa phần để lập danh mục hồ sơ bao gồm:

những văn bạn dạng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các cơ quan, đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức; những văn bạn dạng về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo với cán bộ, nhân viên và nhân viên cơ quan lại nói chung; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, trách nhiệm công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; danh mục hồ sơ của các năm trước; Bảng thời hạn bảo vệ tài liệu với mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

c) văn bản lập danh mục hồ sơ

- xây dừng khung đề mục của danh mục hồ sơ

+ size đề mục của danh mục hồ sơ được tạo theo cơ cấu tổ chức tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. địa thế căn cứ tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức để lựa chọn khung đề mục hạng mục hồ sơ mang đến phù hợp, đảm bảo an toàn việc lập làm hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Phần đông cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của những đơn vị được phân định cụ thể thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Phần lớn cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây đắp khung đề mục danh mục hồ sơ theo nghành nghề hoạt động.

+ ví như theo cơ cấu tổ chức tổ chức thì mang tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì đem tên những lĩnh vực chuyển động chủ yếu đuối của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của danh mục hồ sơ.

+ vào từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là những vấn đề thuộc công dụng nhiệm vụ của đơn vị chức năng - so với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức tổ chức; hoặc là những vấn đề vào phạm vi một lĩnh vực vận động - so với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.

+ trong những đề mục nhỏ, các hồ sơ được bố trí từ tầm thường đến riêng, từ bỏ tổng thích hợp đến nạm thể, tất cả kết phù hợp với vị trí với tầm đặc biệt quan trọng của hồ nước sơ.

Ví dụ: size đề mục của hạng mục hồ sơ được kiến thiết theo cơ cấu tổ chức của cơ quan Sở Nội vụ bao gồm các đề mục to sau:


Chuyên mục: Kiến thức thú vị