Cách quản lý email hiệu quả

     
tinycollege.edu.vn - Nếu quan tài thư tin nhắn quá qua trung bình điều hành và kiểm soát, chúng ta có thể vẫn cần cẩn thận lại về gần như phương pháp bố trí email với xóa cỗ ván tlỗi tôi đã thực hiện. Phát triển một phương pháp new nhằm giải pháp xử lý Inbox rất có thể giúp cho bạn có không ít quyền thống trị rộng, nâng cấp thời hạn trả lời, quan sát và theo dõi cùng xong xuôi đúng hạn các tác vụ.

Bạn đang xem: Cách quản lý email hiệu quả

Bài viết này bao hàm 4 nguyên tố hầu hết có chức năng giúp cho bạn cách xử lý tin nhắn công dụng hơn – cả ở nhà lẫn làm việc cửa hàng. Mặc dù một số trong những nguyên tắc được liệt kê sau đây dành cho Microsoft Outlook (Outlook 2010, Outlook 2007, với Outlook Web Access), hầu như những kĩ năng – và thậm chí là là phương thức bố trí được nhắc tới – để giúp đỡ các bạn cách xử trí tin nhắn và có tác dụng sạch sẽ Inbox kết quả rộng, trong cả khi chúng ta sử dụng các ứng dụng gmail không giống chưa phải là Outlook.
*

1. Thiết lập một hệ thống gmail tham khảo đơn giản cùng hiệu quả

Bước trước tiên nhằm tạo nên một săng thư Gọn gàng là nắm bắt được sự khác hoàn toàn giữa công bố xem thêm và lên tiếng hành động.- tin tức tham mê khảo - reference information - là thông tin không thử dùng xong xuôi một hành động; đấy là dạng thông báo nhưng mà chúng ta duy trì vào ngôi trường thích hợp về sau nên. Thông tin tham khảo được lưu trữ vào khối hệ thống tìm hiểu thêm – ví dụ một folder tin nhắn reference, folder My Documents hoặc một trang mạng toàn bộ của công ty các bạn.
- tin tức hành động - action information - là thông tin bạn phải kết thúc một hành vi. tin tức hành vi được tàng trữ cùng với hành vi, hoàn toàn có thể trong danh sách Việc bắt buộc làm hoặc trong định kỳ thao tác.Hầu hết đầy đủ bạn phần đa nhận được một lượng công bố xem thêm tương đối mập qua email. Thông thường chúng chiếm đến 1 phần 3 số lượng tin nhắn. Vậy cho nên việc tất cả một khối hệ thống rất có thể tiện lợi truyền các message từ Inbox sang trọng khối hệ thống gmail xem thêm là khôn cùng đặc biệt quan trọng – hàng loạt các folder email chỗ các bạn tàng trữ thông tin tìm hiểu thêm cùng xem lại bọn chúng sau đây.Sau Lúc đã chăm sóc đến thông báo tham khảo, bạn cũng có thể sử dụng 3 bước tiếp sau nhằm cai quản tin nhắn với phần nhiều báo cáo cần có hành động – đọc tin hành động.

2. Lên lịch bỏ ra một khoảng thời hạn nhằm giải pháp xử lý với sắp xếp email

Quý Khách chạm chán lỗi gián đoạn bao nhiêu lần từng ngày? Rất khó khăn để xong xuôi các bước ví như tiếp tục có lỗi cách trở từ Smartphone, gần như bạn ghé qua văn uống chống giỏi chat với người cùng cơ quan. Vậy buộc phải các bạn hãy để dành ra một khoảng tầm thời gian để giải pháp xử lý cùng thu xếp tin nhắn.
Rất nhiều tin nhắn message đề xuất người tiêu dùng đưa ra quyết định. Quyết định cực tốt thử khám phá bắt buộc tất cả sự triệu tập cơ mà triệu tập lại cần người tiêu dùng đề xuất để ý tiếp tục. Hãy tùy chỉnh thiết lập một khoảng tầm thời hạn như thế nào đó từng ngày nhằm xử lý tin nhắn để bạn có thể có tác dụng gọn gàng cỗ áo thư. Tất nhiên, người dùng hoàn toàn có thể quét tin nhắn trong thời gian ngày để tìm thấy tin nhắn gồm hưởng thụ đặc trưng.Hãy đặt cho khách hàng một “cuộc hẹn” định kì khoảng một tiếng mỗi ngày để cách xử lý tin nhắn và khắc ghi khoảng thời gian này là “bận”. Trong suốt một tiếng đó, ko vấn đáp điện thoại cảm ứng hoặc bất cứ hành vi đứt quãng nào cả và chỉ làm cho quá trình xử trí áo quan thỏng. Quý Khách cũng có thể tắt âm thanh thông tin mỗi khi gồm gmail mới – đã khiến cho chúng ta lơ là. Trong Outlook, kích vào thẻ File → Options. Ở thẻ Mail, bên dưới Message arrival, bỏ dấu tích ngơi nghỉ hộp thoại Play a sound.Đầu tiên, giữ lại phần đông cuộc hứa như vậy sẽ giúp đỡ các bạn gồm kỷ lý lẽ hơn. Theo thời gian, kỷ khí cụ này vẫn trở nên kiến thức. Sau Khi chấm dứt công việc xóa gọn gàng cỗ áo thư của chính mình, bạn sẽ thấy quý hiếm của một giờ đã vứt.
Microsoft Outlook 2010 sẽ giúp vấn đề tiến hành “cuộc hẹn” tin nhắn và cách xử trí cỗ áo thỏng dễ dãi hơn. Tính năng góp truy vấn ngơi nghỉ bất cứ ở đâu của Outlook 2010 có nghĩa là bạn không hẳn trong nhà hay ở vnạp năng lượng chống bắt đầu hoàn toàn có thể thống trị gmail mỗi ngày nhưng có thể thực hiện sống bất cứ chỗ nào.Hiển thị Conversation trong Office 2010 cho phép bạn sắp xếp gmail thư mục theo ngày với theo đối thoại. lúc cơ chế hiển thị Conversation được kích hoạt, các message gồm thông thường một chủ đề đã xuất hiện nlỗi các cuộc đối thoại, hoàn toàn có thể hiển thị mở rộng hoặc thu nhỏ tuổi, góp người tiêu dùng lập cập coi với đưa ra hành động so với các message tương tự như chấm dứt đối thoại.Hình như, những biện pháp search kiếm đã được đổi mới vào Office 2010 sẽ giúp các bạn dễ dàng rút ít gọn kết quả tra cứu kiếm bằng cách áp dụng tiêu chí, ví nhỏng từ bỏ khóa bạn gửi hoặc chủ đề tốt những ban bố không giống, bao gồm cả những bạn dạng đính kèm. Thẻ Search Tools bao gồm một tập vừa lòng các cỗ thanh lọc rất có thể tập trung vô cùng hiệu quả vào search tìm của khách hàng để bí quyết ly đều mục tin quan trọng.
*
Instant Search vào Outlook 2010 hỗ trợ không hề ít cách để tìm tìm email cho một văn bản ví dụ làm sao đó.

3. Xử lý một mục tin các lần, bước đầu trường đoản cú bên trên cùng

Khi bắt tay vào quá trình xử lý tin nhắn, bước đầu tiên là phân một số loại theo sản phẩm tự bạn sẽ xử lý. lấy ví dụ như, người dùng rất có thể thanh lọc theo ngày, theo chủ đề hay thậm chí còn là theo bạn gửi hoặc fan thừa nhận tin nhắn message. Trong Outlook 2010, thẻ View trong nhóm Arrangement, kích vào chắt lọc sắp xếp bạn có nhu cầu thực hiện.
*
Từ thẻ View, bạn có thể lọc tin nhắn theo ngày, danh mục, tín đồ gửi hoặc fan nhấn.Người dùng cũng rất có thể đổi khác thu xếp trực tiếp trong hòm thỏng. Để hiển thị danh sách các chọn lựa, bên dưới vỏ hộp thoại Search, buộc phải con chuột vào vỏ hộp thoại Arrange By:
*
Hộp thoại Arrange By: vào hậu sự tlỗi để giúp đỡ các bạn truy vấn dễ dàng vào những chắt lọc để sắp xếp message. Mẹo: Nếu bạn sử dụng Outlook 2010, kích hoạt reading pane (Điện thoại tư vấn là pReviews pane trong Outlook 2007) nhằm bạn có thể coi các message mà chưa phải mlàm việc bọn chúng ra. Để kích hoạt reading pane, trên thẻ View, trong team Layout, kích vào Reading Pane. Để kích hoạt pđánh giá pane trong Outlook 2007, làm việc thực đơn View, kích AutoPreview.Người sử dụng không nên nhảy từ gmail này quý phái tin nhắn không giống mà lại không áp theo một lắp thêm tự ví dụ nào. Bắt đầu cách xử lý tự message bên trên thuộc của áo quan tlỗi còn chỉ gửi quý phái dòng thứ hai sau khoản thời gian sẽ dứt kết thúc chiếc trước tiên. Điều này rất có thể hơi trở ngại lúc bắt đầu thực hiện, tốt nhất là khi chúng ta có hàng vạn message vào săng thư. Tuy nhiên, Lúc đã cách xử lý được một lượng message, cuối cùng các bạn cũng trở nên thấy được số lượng message giảm đi đáng kể cùng từ từ là về 0.

4. Sử dụng mẫu "Four Ds for Decision-Making"

Mẫu "Four Ds for Decision-Making" (4 Ds) là một trong mức sử dụng quý giá đựng cách xử trí gmail. Nó giúp cho bạn hối hả đưa ra quyết định hành động buộc phải làm với từng mục tin cùng phương pháp vứt bỏ nó khỏi Inbox.Thanh hao ribbon mở rộng trong Office 2010 có thiết kế để chúng ta nhanh lẹ đưa ra nguyên lý cần thiết nhằm kết thúc tác vụ của bản thân. Các tác dụng được thu xếp trong số đội bên dưới các thẻ. Người sử dụng cũng hoàn toàn có thể tùy vươn lên là tkhô cứng ribbon nhằm bao gồm những thẻ bạn đang cá nhân hóa, làm thế nào để cho cân xứng với phong thái riêng rẽ.
*
Tkhô hanh ribbon mở rộng vào Office 2010 sửa chữa thay thế các thực đơn vào Outlook 2007, góp người tiêu dùng dễ dàng truy vấn các khí cụ từ bỏ những thẻ.

Xem thêm: Kể Tóm Tắt Truyện Thạch Sanh Ngắn Gọn, Dễ Hiểu, Tóm Tắt Truyện Thạch Sanh Ngắn Gọn

Tính năng bắt đầu trong Outlook 2010 Quiông chồng Steps thậm chí còn tăng speed quản lý tin nhắn của bạn nhiều hơn nữa nữa. Nó có thể chấp nhận được chúng ta thực hiện các tác vụ nhiều bước thường dùng độc nhất, ví nhỏng chuyển tin nhắn cho tới một thư mục như thế nào kia hoặc chuyển một message và trả lời nó với lời mời họp, tất cả chỉ với một lần kích. Thỏng viện Quick Steps bao gồm các nút nhằm kích các file và ghi lại cờ chỉ với một lần kích, gửi message cho tới team thao tác và các lệnh phổ cập khác.
*
Tính năng Quiông chồng Steps đã tiến hành toàn bộ các tác vụ người dùng giỏi làm – cho dù là forward message tới đồng nghiệp hoặc copy message cho tới một folder làm sao đó – chưa đến một đợt kích.Mẹo: Học một số trong những phím tắt cơ phiên bản trong Outlook 2010 có thể giúp bài toán thực hiện đa số tác vụ này nkhô nóng và tiện lợi không chỉ có vậy.

Quyết định phải làm cái gi cùng với mỗi message với tất cả các message

Đã bao lần chúng ta đề nghị msống, coi với đóng góp và một gmail message hoặc hội thoại? Những message này làm tốn không ít để ý tuy vậy lại có ít hành vi. Sẽ tốt rộng trường hợp xử trí từng email message chỉ một lần trước khi giới thiệu hành động – tức là các bạn sẽ nên ra quyết định yêu cầu làm cái gi với nó cùng yêu cầu chuyển nó vào đâu. Với mẫu mã 4 Ds, các bạn tất cả 4 tuyển lựa sau:- Delete it- Do it- Delegate it- Defer it

a. Delete it

Thông thường, bạn có thể xóa khoảng một ít tổng thể gmail đã nhận được được. Tuy nhiên, một trong những người lại cảm thấy khá không tự tin khi nghe tới cho tới nhiều trường đoản cú “xóa email”. quý khách đang lần khần Khi xóa tin nhắn do hại sau đây đã nên nó sinh sống một thời điểm làm sao kia. Điều này hoàn toàn có thể gọi được, cơ mà hãy tự hỏi bạn dạng thân bản thân một phương pháp chân thành nhất: Có bao nhiêu % con số báo cáo vẫn gìn giữ chúng ta đích thực sử dụng?Nếu bao gồm thực hiện một lượng lớn đông đảo gì sẽ cất giữ, nghĩa là phương thức của công ty bao gồm công dụng. Tuy nhiên, không hề ít fan trong số chúng ta duy trì nhiều hơn thế nữa sử dụng. Dưới đó là một trong những câu hỏi chúng ta cũng có thể từ bỏ phỏng vấn bản thân có thể bổ ích từng khi bạn đưa ra quyết định xóa:- Message kia có tương quan cho tới một mục tiêu ý nghĩa sâu sắc như thế nào kia ai đang theo đuổi? Nếu ko, bạn đã có thể xóa nó. Tại sao đề xuất giữ lại một thông tin không có tương quan gì cho tới phương châm của bạn?
- Message kia tất cả đựng biết tin bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể tìm ngơi nghỉ chỗ khác? Nếu vậy, xóa bọn chúng đi.- Message kia bao gồm đựng đọc tin hoàn toàn có thể các bạn sẽ tham khảo trong vòng 6 mon tới? Nếu ko, còn trông đợi gì nữa mà không xóa nó đi.- Message đó gồm chứa thông báo nhưng chúng ta bắt buộc phải giữ? Nếu ko, xóa nó đi.Outlook 2010 giúp người dùng ra khỏi gần như mớ lộn xộn điều đó trong Inbox bằng phương pháp cung ứng 2 lệnh mới: Ignore Conversation cùng Clean Up Conversation. Nếu một conversation không hề tương thích nữa, bạn có thể ngăn message vấn đáp mang lại conversation này lộ diện vào Inbox. Lệnh Ignore sẽ gửi toàn bộ conversation và các message gửi đến trong tương lai vào conversation kia vào folder Deleted Items.
*
Dễ dàng xóa toàn thể một conversation để các message trả lời cho conversation kia xuất hiện thêm trong Inbox.Khi một message bao gồm cất toàn bộ những message đã nhận trước đó trong conversation, bạn có thể kích vào Clean Up để xóa sút những message thừa. lấy một ví dụ, khi số đông người vấn đáp cho 1 conversation, nó sẽ sinh hoạt trên thuộc với những message đã nhận được trước đó (vào conversation) đang lộ diện phía dưới. Sử dụng lệnh Clean Up để giữ lại những message quan trọng tốt nhất.
*
Dọn dẹp giảm conversation sẽ giúp đỡ người tiêu dùng luôn luôn triệu tập vào những hành vi đang được thảo luận.

Do it (trong vòng thời hạn ít hơn 2 phút)

Nếu tất yêu xóa các tin nhắn message, hãy từ hỏi bản thân “Vậy mình yêu cầu làm những gì đây?” và “Liệu bản thân rất có thể thực hiện điều đó trong khoảng 2 phút?”. Nếu rất có thể, hãy triển khai.Hãy thử làm cho – xem mình rất có thể cách xử trí bao nhiêu gmail trong vòng 2 phút ít. Có lẽ các bạn sẽ Cảm Xúc đích thực bất thần với niềm hạnh phúc cùng với hiệu quả đã có được. Trong khoảng thời gian kia, người dùng hoàn toàn có thể đi kèm tệp tin vào message, trả lời message hoặc thực hiện một cuộc Call. Thậm chí, bạn có tác dụng làm chủ khoảng 1/3 con số email message trong khoảng 2 phút.Office 2010 để giúp người dùng vấn đáp gmail nkhô giòn hơn. quý khách hàng có thể xem một tín đồ làm sao kia tất cả trực tuyến đường hay không với liên hệ cùng với họ tức thì mau chóng bẳng không hề ít cách thức khác biệt. Thậm chí, người tiêu dùng còn tùy biến được menu context làm việc thẻ liên lạc, bao gồm các chuyển động giỏi tiến hành tốt nhất giúp tiết kiệm ngân sách thời hạn.

Delegate it

Nếu thiết yếu xóa hoặc tiến hành trong tầm 2 phút ít quay trở về, hãy chuyển tiếp email tới một thành viên không giống vào nhóm để chúng ta theo dõi tác vụ.Nếu bạn có thể ủy nhiệm nó (sự chuyển tiếp giữa message cho tới một thành viên khác vào nhóm), hãy triển khai ngay vấn đề này. Bên tạo ra cùng gửi email message ủy nhiệm trong tầm 2 phút. Sau Khi sẽ chuyển tiếp message kia, xóa message cội hoặc chuyển nó sang trọng khối hệ thống tin nhắn xem thêm.

Defer it

Nếu tất yêu thực hiện các công việc nhỏng trên, bạn nên tiến hành hành vi như thế nào này mà chỉ mình mình làm được với ra mắt trong tầm 2 phút ít. Do đây là khoảng thời gian giành cho việc cách xử trí email, bạn cần phải trì hoãn, nhằm nó qua 1 bên và quay lại nó sau khi đang hoàn thành xử lý tin nhắn. Người cần sử dụng rất có thể thấy khoảng 20% con số gmail của bản thân mình được nhằm qua 1 mặt hóng giải pháp xử lý sau.
Có 2 điều hoàn toàn có thể thực hiện Lúc trì hoãn một message: Biến nó thành một tác vụ hoặc thay đổi nó thành một cuộc hứa. Nếu vẫn sử dụng Outlook, chúng ta cũng có thể trì hoãn các tin nhắn bằng cách kéo message đó vào Task List nhằm thay đổi chúng thành tác vụ. Đặt thương hiệu mang lại tác vụ để xác định rõ hành động phải làm với chưa phải mở lại gmail message nữa. Kết trái là một danh sách các chuyển động đề xuất có tác dụng đang mở ra vào Task List mà các bạn sẽ cần ưu tiên thời hạn cùng lên lịch xong xuôi bọn chúng. Hoặc, người dùng có thể gửi message thành kiến nghị mời họp bằng phương pháp kéo nó vào định kỳ thao tác.Mẹo: Sử dụng To-Do Bar vào Outlook 2010 với Outlook 2007 nhằm kéo một tin nhắn message từ folder như thế nào kia vào trong 1 ngày trong lịch thao tác, hoặc vào danh sách tác vụ. Tại thẻ View, trong đội Layout, kích vào To-Do Bar. lúc tkhô nóng bar mở ra, kéo message vào kế hoạch thao tác hoặc vào Task List. Hành hễ này sẽ giúp đỡ copy message qua 1 địa điểm new và không dịch rời nó thoát ra khỏi thư mục email nơi bắt đầu. Vậy nên, người tiêu dùng vẫn có khả năng tìm kiếm thấy chúng mọi khi buộc phải.

Xem thêm: Các Bài Tập Về Tìm Giá Trị Lớn Nhất Của Biểu Thức Chứa Căn Lớp 9

Sử dụng mẫu 4 Ds từng ngày

Sử dụng chủng loại 4 Ds hàng ngày để giúp thuận tiện quản lý một lượng to email. Kinh nghiệm cho biết thêm, vừa đủ, phần lớn bạn hoàn toàn có thể cách xử trí khoảng 100 email trong khoảng một tiếng. Nếu nhận ra khoảng 40 đến 100 message từng ngày, tất cả phần lớn gì bạn phải làm là nói riêng ra khoảng chừng một tiếng để xử trí tin nhắn với dọn dẹp thùng thỏng của bản thân. Thông số những thống kê cho thấy, con số tin nhắn bạn thừa nhận được:- một nửa hoàn toàn có thể xóa hoặc- 30% có thể ủy thác cho những người không giống hoặc xong trong vòng 2 phút- 20% hoàn toàn có thể chuyển sang trọng danh sách đề nghị làm cho hoặc định kỳ thao tác làm việc nhằm ngừng sau nàyTất nhiên, nếu bạn đang để một lượng email tồn dư lên đến mức hàng nghìn, sẽ mất một khoảng thời hạn dài để xử lý chúng. Việc sút số lượng tồn đọng này là siêu đặc biệt quan trọng, vậy phải chúng tôi khuyến nghị người tiêu dùng đề xuất bỏ ra một khoảng tầm thời hạn mỗi ngày để xử trí chúng. Sau đó, chúng ta có thể thoải mái và dễ chịu rộng với gmail nhận ra trong ngày bằng cách sử dụng 4 Ds.

Chuyên mục: Kiến thức thú vị